ELO Digital Office este specializat în furnizarea soluțiilor software de tip ECM întreprinderilor de toate dimensiunile, indiferent de sectorul sau industria din care fac parte.
Cu o experiență de peste 20 de ani în domeniul digitalizării afacerii, compania, cu sediul central în Stuttgart, Germania și birouri în 24 de locații din America, Europa și Asia, furnizează soluții digitale celor peste 1 milion de utilizatori, în 20 de limbi, prin intermediul rețelei formate din peste 1.000 de parteneri ELO.
Easy Engineering: De ce ar trebui să ia în calcul companiile private și instituțiile publice trecerea la mediul de lucru digital?
ELO: Transformarea digitală a devenit mai mult decât un simplu deziderat. Este o necesitate.
Dacă ne uitam la volumele uriașe de date și documente care ajung într-o companie în decursul unui an de zile, printr-o multitudine de canale și formate, ne dăm seama că aceasta nu poate rămâne eficientă și competitivă bazându-se exclusiv pe procesarea lor manuală.
Cu atât mai mult în contextul actual, al muncii la distanță. Colaborarea în cadrul proiectelor, comunicarea interdepartamentală sau între diferitele sedii ale aceleiași companii devin semnificativ îngreunate sau chiar imposibile. Evident, există și companii pentru care munca de teren este o realitate ce nu ține de conjunctura epidemiologică actuală. Toate aceste companii sunt dependente de munca dinamică și de fluxurile de lucru ad-hoc.
EE: Care sunt provocările procesului de digitalizare la nivelul unei companii?
ELO: Provocarea cu care majoritatea companiilor se confruntă este reprezentată de construirea unei strategii
coerente, luând în calcul cei patru piloni importanți (oamenii, informațiile, procesele și tehnologia) și alegerea unui furnizor experimentat și de încredere cu ajutorul căruia să implementeze strategia adoptată. Managementul schimbărilor trebuie și el luat în calcul, inclusiv modul în care schimbările de la locul de muncă sunt comunicate și puse în aplicare.
Pe măsură ce strategia este implementată, cerințele de business pot suferi modificări, prin urmare este foarte important ca strategia să fie adaptată în consecință.
Pentru că suntem conștienți de aceste provocări, am venit în întâmpinarea celor care se află în faza de analiză și cu un ghid pentru digitalizarea afacerii gratuit, în format digital.
EE: Care sunt cel mai des întâlnite motive pentru care companiile ezită sau întârzie să înceapă transformarea digitală?
ELO: Întotdeauna a existat și va exista o reticență la schimbare. Unii au pur și simplu nevoie de mai mult timp pentru a se documenta și alege cea mai potrivită soluție pentru compania lor, în timp ce alții se tem că personalul din subordine nu este suficient de bine pregătit încă din punct de vedere tehnic sau că eventualele întreruperi impuse de trecerea la mediul de lucru digital le-ar putea afecta activitatea.
Pentru că suntem conștienți cât de necesară este educarea și sprijinirea factorilor de decizie în luarea unei astfel de hotărâri, ELO oferă consultanță, asistență și instruirea necesare în toate fazele de derulare a proiectelor de digitalizare. Mai mult decât atât, ELO, împreună cu echipa de parteneri dedicată, se ocupă de instalarea, configurarea și dezvoltarea soluției potrivite, de integrarea acesteia cu sistemele informatice existente, de migrarea și schimbul de date, de testare, suportul tehnic și instruirea personalului dedicat.
Prin urmare, clientului nu ii rămâne decât să se bucure de avantajele pe care un sistem ECM și mediul de lucru digital le aduc companiei.
EE: Puteți explica în câteva cuvinte ce este și cum funcționează un sistem ECM?
ELO: ECM înseamnă lucrul cu date și documente în cadrul unui sistem inteligent pentru gestionarea complexă și securizată a informațiilor. Acest sistem se află în centrul ecosistemului IT al unei companii, comunică cu celelalte sisteme, cartografiază fluxuri de lucru digitalizate și oferă o gamă largă de instrumente utile pentru diferite aplicații. ECM înseamnă mai mult decât arhivarea digitală a documentelor, și asta pentru că utilizatorii săi identifică rapid și ușor datele, informațiile și documentele de care au nevoie, le leagă de fluxurile de lucru, discută prin intermediul platformelor de colaborare și chiar le analizează folosind instrumente performante.
EE: Care sunt funcționalitățile și domeniile de aplicare ale unui astfel de sistem?
ELO: Începând cu arhivarea electronică și continuând cu automatizarea proceselor de afaceri, lucrul colaborativ, analize, statistici și raportări detaliate, notificări și alerte, alocare de sarcini si gestionarea versionării documentelor, funcționalitățile soluției ELO creează mediul digital perfect pentru gestionarea și eficientizarea activității întregii companii, integrându-se perfect cu mediul IT al beneficiarului.
Activități precum digitalizarea și clasificarea documentelor primite și alocarea acestora unor fluxuri de lucru, aprobarea facturilor, trimiterea ofertelor sau procesarea comenzilor pot fi automatizate cu ajutorul unor capacități inteligente precum clasificarea automată, înțelegerea semantică, recunoașterea vocală și video și capacități îmbunătățite pentru extragerea datelor, conversia limbii și OCR/ICR. În acest mod, angajații scapă de sarcinile repetitive și se pot dedica altor tipuri de activități importante pentru companie.
Gama soluțiilor de afaceri ELO cuprinde aplicații pentru gestionarea facturilor și a contractelor, dar si pentru simplificarea procesului de recrutare, soluții pentru dosarele electronice ale personalului, platforme de colaborare și gestionare a instruirii, precum și instrumente pentru managementul vizitatorilor și al cunoștințelor, toate bazându-se pe cele mai bune practici.
EE: La ce ar trebui să se aștepte companiile în urma trecerii la mediul de lucru digital?
ELO: Principalul merit al mediului de lucru digital este că elimină barierele dintre oameni, procese și tehnologii.
Schimbarea majoră este generată de automatizarea proceselor de afaceri și de capacitatea de a accesa rapid și în siguranță cele mai importante date și documente în format digital, stocate la nivel central.
Este imposibil să trecem acum în revistă tot ceea ce aduce cu sine ELO ECM Suite. Pentru a simplifica însă, considerăm că merită menționate reducerea timpului alocat căutării și regăsirii informațiilor, mulțumită interfețelor de utilizator performante și instrumentelor puternice de căutare, apoi diminuarea riscului pierderii documentelor și reducerea costurilor, mulțumită instrumentelor performante pentru captura, extragerea și inputul automat de date. Analiza și agregarea datelor din surse diferite sunt și ele realizate acum mult mai simplu, cu ajutorul unor instrumente precum ELO Analytics. Analiza fluxului curent de numerar sau contractele în desfășurare poate fi realizată în acest mod cu minim de efort.
Nivelul crescut de securitate prin controlul versionării documentelor și logarea tuturor acțiunilor efectuate asupra acestora, funcționalitate ce pune la dispoziția factorilor de decizie și a organelor de control o pistă completă și exactă de audit, fără vreun efort suplimentar, și conformitatea cu cerințele legale de păstrare și securizare a datelor, merită și ele menționate.
La fel de importante sunt comunicarea și spațiul de colaborare îmbunătățite prin ELO Collaboration, bazat pe spații virtuale de proiect și instrumente specifice social media în care angajații și părțile interesate din exterior pot lucra la proiecte comune, precum și mobilitatea sporită mulțumită soluțiilor ELO pentru dispozitive mobile care oferă acces la toate resursele prețioase ale companiei indiferent unde se află utilizatorii săi sau care este dispozitivul folosit.
ELO DIGITAL OFFICE ROMANIA
Adresa: Bulevardul Eroii Sanitari nr. 25, Sector 5 050471 București România
Tel: +40 215295531/ Fax: +40 214043225
E-mail: info@elo-digital.ro
Website: www.elo-digital.ro